Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Kontakt

‍Knowlix GmbH
‍Lazarettstraße 4, 80636 München, Deutschland
Amtsgericht München, HRB 266033
Geschäftsführer: Francesco Wiedemann
E-Mail: info@knowlix.ai | Webseite: www.knowlix.ai

Für Datenschutzanfragen kontaktieren Sie uns unter info@knowlix.ai oder per Post an die oben angegebene Adresse mit dem Vermerk „Datenschutz“.

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzrichtlinie beschreibt, wie die Knowlix GmbH in ihrer Eigenschaft als Verantwortlicher gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO personenbezogene Daten verarbeitet. Sie umfasst:

(a) Daten, die verarbeitet werden, wenn Sie uns kontaktieren (z. B. per E-Mail oder Webformular); und

(b) Daten, die für die Kontoverwaltung und Abrechnung im Zusammenhang mit der Knowlix-Software verarbeitet werden.

(c) Daten, die im Zusammenhang mit dem Betrieb und der Sicherheit der Knowlix-Software verarbeitet werden; und

(d) Informationen über die Verwendung von Cookies und Tracking-Technologien, wenn Sie unsere Website unter www.knowlix.ai besuchen.

Wenn Knowlix personenbezogene Daten im Auftrag eines Kunden (als Verarbeiter) verarbeitet, unterliegt dies ausschließlich dem Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA) mit diesem Kunden gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Das DPA ist das maßgebliche Dokument für die gesamte prozessorseitige Verarbeitung und hat im Falle eines Konflikts Vorrang.

3. Aktivitäten zur Verarbeitung

3.1 Anfragen und Kontakt

Wenn Sie uns per E-Mail oder Post kontaktieren, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten und den Inhalt Ihrer Nachricht, um darauf zu antworten. Rechtsgrundlage:

Sofern die Anfrage eine vorvertragliche oder vertragliche Angelegenheit betrifft: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen).

In allen übrigen Fällen: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die Bearbeitung und Dokumentation eingehender Anfragen sowie die Pflege der Kommunikation mit potenziellen und bestehenden Geschäftskontakten.

Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage vollständig bearbeitet ist und keine weitere Kommunikation zu erwarten ist, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten erfordern eine längere Aufbewahrung.

3.2 Kontoverwaltung und Abrechnung

Wenn ein Kunde eine Vereinbarung mit Knowlix abschließt, verarbeiten wir Kontakt- und Rechnungsdaten (Name, Firma, E-Mail-Adresse, Postanschrift, Zahlungsdetails), um das Vertragsverhältnis zu verwalten, Benutzerkonten bereitzustellen und Rechnungen auszustellen. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungspflichten nach Handels- und Steuerrecht). Rechnungsbezogene Daten werden für die gesetzliche Dauer von zehn Jahren aufbewahrt.

3.3 Betrieb und Sicherheit der Software

Wir verarbeiten Nutzungs- und Zugriffsprotokolldaten, um die Sicherheit und Verfügbarkeit der Software aufrechtzuerhalten und Missbrauch zu verhindern. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Unser berechtigtes Interesse ist die Gewährleistung der IT-Sicherheit, Verfügbarkeit und Integrität der Software, die Verhinderung unbefugten Zugriffs sowie die Untersuchung und Dokumentation von Sicherheitsvorfällen. Protokolldaten werden nach 90 Tagen gelöscht, sofern sie nicht zur Untersuchung eines konkreten Vorfalls aufbewahrt werden.

3.4 Website-Protokolldateien und Cookies

Protokolldateien (log-files)

Wenn Sie unsere Website besuchen, übermittelt Ihr Browser automatisch bestimmte Informationen an unseren Webserver, die in Server-Protokolldateien gespeichert werden. Dazu gehören:

• IP-Adresse (nach der Erfassung anonymisiert, soweit technisch möglich)
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• URL der aufgerufenen Seite
• Verweisende URL (falls zutreffend)
• Browsertyp und -version
• Betriebssystem

Diese Daten werden ausschließlich zum Zweck der Gewährleistung des technischen Betriebs, der Stabilität und der Sicherheit der Website sowie zur Erkennung und Untersuchung von Missbrauch oder Sicherheitsvorfällen verarbeitet. Die Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt oder zur Identifizierung einzelner Nutzer verwendet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der technisch sichere und stabile Betrieb der Website sowie die Erkennung von und Reaktion auf Sicherheitsbedrohungen.

Cookies

Wenn Sie unsere Website unter www.knowlix.ai besuchen, verwenden wir Cookies und ähnliche Tracking-Technologien. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Gerät gespeichert werden und uns helfen, unsere Website zu betreiben und zu verbessern.

Wir verwenden auf unserer Website die folgenden Cookie-Kategorien:

• Unbedingt erforderliche Cookies: Diese Cookies sind für das Funktionieren der Website unerlässlich und können nicht deaktiviert werden. Sie werden in der Regel als Reaktion auf von Ihnen vorgenommene Aktionen gesetzt, etwa das Festlegen Ihrer Datenschutzeinstellungen oder das Einloggen. Diese Cookies speichern keine personenbezogenen Daten. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten über unbedingt erforderliche Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der technisch sichere und stabile Betrieb der Website.
• Analyse- und Performance-Cookies: Diese Cookies ermöglichen es uns, die Leistung unserer Website zu messen und zu verbessern, indem sie Informationen darüber sammeln, wie Besucher mit ihr interagieren. Alle gesammelten Informationen werden aggregiert und sind daher anonym. Wir verwenden diese Cookies nur mit Ihrer Einwilligung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über unseren Consent Manager (siehe unten) widerrufen.
• Funktionale Cookies: Diese Cookies ermöglichen erweiterte Funktionen und Personalisierung. Sie können von uns oder von Drittanbietern gesetzt werden, deren Dienste wir in unsere Website eingebunden haben. Wir verwenden diese Cookies nur mit Ihrer Einwilligung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über unseren Consent Manager widerrufen.
• Marketing- und Targeting-Cookies: Diese Cookies können von unseren Werbepartnern gesetzt werden, um ein Profil Ihrer Interessen zu erstellen und Ihnen relevante Inhalte oder Werbung auf anderen Seiten anzuzeigen. Wir verwenden diese Cookies nur mit Ihrer Einwilligung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über unseren Consent Manager widerrufen.

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Consent Manager: Bei Ihrem ersten Besuch unserer Website erscheint ein Consent Manager, über den Sie nicht erforderliche Cookies nach Kategorie annehmen oder ablehnen können. Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit aufrufen und aktualisieren, indem Sie im Footer unserer Website auf den Link „Cookie-Einstellungen" klicken. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.

Aufbewahrung: Unbedingt erforderliche Cookies sind sitzungsbasiert und werden beim Schließen Ihres Browsers gelöscht, sofern nicht technisch eine längere Aufbewahrungsdauer erforderlich ist. Die Aufbewahrungsdauer anderer Cookies hängt vom jeweiligen Cookie ab und ist in unserem Consent Manager im Detail aufgeführt.

Weitere Informationen zu den von uns verwendeten Cookies finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie unter www.knowlix.ai/cookie-policy

4. Recipients of Personal Data

Im Rahmen unserer Verarbeitungstätigkeiten geben wir personenbezogene Daten möglicherweise an folgende Kategorien von Empfängern weiter:

Dienstleister: Wir setzen sorgfältig ausgewählte externe Dienstleister ein, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag und streng nach unseren Weisungen verarbeiten (z. B. Anbieter von IT-Infrastruktur und Hosting-Diensten, Softwareentwicklung und -support sowie Abrechnungsdienste). Alle Auftragsverarbeiter sind vertraglich verpflichtet, personenbezogene Daten ausschließlich nach unseren Weisungen und in Übereinstimmung mit den Anforderungen der DSGVO zu verarbeiten.

Behörden und andere öffentliche Stellen: Wir geben personenbezogene Daten möglicherweise an Behörden oder andere öffentliche Stellen weiter, sofern wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder die Weitergabe zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Internationale Datenübermittlungen: Einige unserer Dienstleister befinden sich außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR). In solchen Fällen stellen wir sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau gewahrt bleibt, insbesondere durch den Abschluss von Standardvertragsklauseln, die von der Europäischen Kommission gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO erlassen wurden, oder durch andere geeignete Garantien gemäß Kapitel V DSGVO.

5. Data Subject Rights

Vorbehaltlich der geltenden gesetzlichen Anforderungen und der in der DSGVO festgelegten Bedingungen stehen Ihnen in Bezug auf Ihre von Knowlix als Verantwortlichem verarbeiteten personenbezogenen Daten die folgenden Rechte zu:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DS-GVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DS-GVO)
• Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht

Wichtiger Hinweis zu Ihrem Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO):

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen. Wir werden die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten dann einstellen, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Bitte richten Sie Ihren Widerspruch an info@knowlix.ai.

Um eines dieser Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns unter info@knowlix.ai.

Sie haben außerdem das Recht, bei der zuständigen Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen (Art. 77 DSGVO):

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Bayerisches Landesamt fuer Datenschutzaufsicht (BayLDA)

Promenade 18, 91522 Ansbach

Telefon: +49 (0) 981 180093-0

E-Mail: poststelle@lda.bayern.de

6. Automatisierte Entscheidungsfindung

Knowlix führt keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling durch, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt im Sinne von Art. 22 DSGVO.

7. Änderungen

Diese Datenschutzerklärung kann aktualisiert werden, um Änderungen der geltenden Rechtslage oder unserer Verarbeitungstätigkeiten Rechnung zu tragen. Wesentliche Änderungen werden gemäß den Mitteilungsbestimmungen der AGB kommuniziert. Die aktuelle Version ist unter www.knowlix.ai verfügbar.

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Gültig ab März 2026.

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